Demande de prise en charge

Le principe

La demande de prise en charge est le dossier que vous déposez auprès de votre financeur pour qu'il paie tout ou partie d'une formation. Rien ne part sans elle : le financeur ne sait pas que vous formez quelqu'un tant que vous ne le lui avez pas dit.

Elle se dépose avant le début de la formation. C'est la règle générale, et c'est la seule chose à retenir si vous ne retenez qu'une phrase de cette fiche.

Ce que le dossier contient

Le contenu varie d'un financeur à l'autre, mais le socle est stable : l'identité de l'entreprise et du ou des stagiaires, le programme et la durée de la formation, le devis ou la convention de formation, et les coordonnées de l'organisme avec son numéro de déclaration d'activité.

Un dossier incomplet n'est pas refusé, il est suspendu — et le temps qu'il reste suspendu court quand même vers la date de démarrage.

Des délais qui n'ont rien de symbolique

Ils diffèrent selon le dispositif, et ils sont opposables :

• Contrat d'apprentissage : l'employeur transmet le contrat à son opérateur de compétences au plus tard dans les 5 jours ouvrables qui suivent le début du contrat. L'opérateur dispose ensuite de 20 jours pour statuer, et son silence vaut refus.
• Professionnel libéral au FIF PL : la demande est recevable jusqu'à 10 jours calendaires après le début de la formation, pas au-delà.
• Plan de développement des compétences : chaque opérateur fixe son propre calendrier, et la plupart exigent le dépôt avant le premier jour.

Ce qui se passe ensuite

Le financeur notifie sa décision : accord, refus, ou accord partiel. Cette notification est la pièce à conserver — c'est elle qui engage le financeur, pas la conversation téléphonique qui l'a précédée.

Un accord n'est pas un paiement. Le versement intervient après la formation, sur présentation des justificatifs, et il peut être réduit si les heures réalisées sont inférieures aux heures prévues.

À ne pas confondre

Demander une prise en charge n'est pas s'inscrire à une formation. Ce sont deux démarches, auprès de deux interlocuteurs, et l'inscription ne déclenche jamais la demande automatiquement — même lorsque l'organisme de formation vous aide à la monter.