Les pièces que l'employeur doit pouvoir montrer, et où les textes les exigent

Pourquoi cette liste n'existe nulle part

Chaque obligation du code crée sa propre trace, dans son propre article, avec son propre destinataire. Il n'y a pas de chapitre « pièces à conserver », et c'est ce qui rend l'ensemble difficile à tenir : on découvre chaque pièce au moment où on découvre l'obligation.

Les huit qui suivent ont un point commun : le texte ne dit pas seulement de faire quelque chose, il dit de pouvoir le montrer. Ce sont donc celles qui décident de l'issue d'un contrôle, indépendamment de ce qui a réellement été fait.

Le document unique, et ses versions antérieures

L'article R. 4121-1 impose de transcrire et mettre à jour dans un document unique les résultats de l'évaluation des risques.

L'article R. 4121-4 en fixe la conservation : le document unique et ses versions antérieures sont tenus, « pendant une durée de 40 ans à compter de leur élaboration », à la disposition des personnes et organismes qu'il énumère.

Quarante ans, et surtout : les versions antérieures se conservent. Un document unique qu'on écrase à chaque mise à jour ne satisfait pas cet article.

La liste des postes à risques particuliers

L'article L. 4154-2, pour les CDD, intérimaires et stagiaires affectés à des postes présentant des risques particuliers : la liste de ces postes « est établie par l'employeur, après avis du médecin du travail et du comité social et économique, s'il existe ».

Et elle « est tenue à la disposition de l'agent de contrôle de l'inspection du travail ».

Une liste qui n'existe que dans une conversation ne se tient à la disposition de personne.

Le registre des exercices d'incendie, et la consigne

Deux pièces distinctes, dans deux articles voisins.

L'article R. 4227-39 : les exercices et essais périodiques ont lieu au moins tous les six mois, et « leur date et les observations auxquelles ils peuvent avoir donné lieu sont consignées sur un registre tenu à la disposition de l'inspection du travail ».

L'article R. 4227-40 va plus loin pour la consigne elle-même : elle « est communiquée à l'inspection du travail ». Ce n'est plus « tenue à disposition » mais « communiquée » — le code emploie deux verbes différents, et il vaut mieux ne pas les confondre.

Le document des premiers secours

L'article R. 4224-16 impose à l'employeur, en l'absence d'infirmiers ou lorsque leur nombre ne permet pas une présence permanente, de prendre après avis du médecin du travail les mesures nécessaires pour assurer les premiers secours.

Puis : « ces mesures sont consignées dans un document tenu à la disposition de l'agent de contrôle de l'inspection du travail ».

C'est l'obligation de moyens la plus fréquemment remplie dans les faits et la plus rarement écrite.

L'autorisation de conduite et l'attestation médicale

L'article R. 4323-56 organise deux conservations distinctes.

L'attestation d'absence de contre-indications médicales, d'une validité de cinq ans, « est présentée par le travailleur à l'employeur, qui en conserve une copie pendant toute sa durée de validité ».

Et : « l'autorisation de conduite et une copie de l'attestation sont tenues à la disposition de l'inspection du travail et des agents du service de prévention des organismes de sécurité sociale ».

Deux pièces, donc, et deux destinataires possibles — l'inspection du travail et les agents des caisses.

Le carnet de prescriptions

L'article R. 4544-10, pour l'habilitation électrique : « l'employeur remet à chaque travailleur un carnet de prescriptions établi sur la base des prescriptions pertinentes de ces normes, complété, le cas échéant, par des instructions de sécurité particulières au travail effectué ».

Ici le verbe est « remet » : ce n'est pas une pièce d'archive, c'est un document qui doit être entre les mains du travailleur.

La consigne d'utilisation des EPI

L'article R. 4323-105 : l'employeur tient la consigne d'utilisation des équipements de protection individuelle « à la disposition des membres du comité social et économique », avec une documentation relative à la réglementation applicable.

Le destinataire change : ce ne sont pas les agents de contrôle mais les élus.

Le récépissé de la déclaration d'intention de commencement de travaux

Pour les chantiers à proximité de réseaux, l'article R. 554-31 du code de l'environnement impose à l'exécutant des travaux de conserver un exemplaire du récépissé de la déclaration d'intention de commencement de travaux « sur le chantier pendant toute la durée de celui-ci ».

Pas au siège, pas dans un dossier partagé : sur le chantier.

Ce que ça change dans l'organisation

Repérez le verbe, il commande le rangement. « Tenu à la disposition » suppose de pouvoir produire rapidement. « Communiqué » suppose un envoi. « Remis » suppose que la personne l'ait. « Conservé » suppose une durée.

Notez le destinataire. Inspection du travail, agents des caisses de sécurité sociale, membres du CSE, travailleur lui-même : ce ne sont pas les mêmes pièces qui vont aux mêmes interlocuteurs.

Rangez au même endroit ce qui se demande au même moment. Autorisation de conduite et copie de l'attestation médicale ; consigne incendie et registre des exercices ; document unique et ses versions.

Ne comptez pas sur un outil unique. Le passeport de prévention enregistre des formations ; il ne remplace ni le registre des exercices, ni la liste des postes à risques, ni le document unique.

Côté financement

Aucune de ces pièces ne se finance : ce sont des écrits, pas des actions de formation. En revanche, presque chacune renvoie à une formation qui, elle, entre dans le plan de développement des compétences.

Ce que votre opérateur de compétences prend en charge dépend de votre convention collective et de votre effectif — le simulateur le vérifie à partir de votre SIRET.

Un usage inattendu de cette liste : elle constitue un bon plan de travail pour un salarié désigné compétent en prévention qui prend ses fonctions. Reprendre les huit points, vérifier lesquels existent, et commencer par ceux qui manquent, c'est un état des lieux qui se fait en une journée et qui montre immédiatement où sont les trous.